Este artigo, tem como objetivo disponibilizar algumas práticas para uma boa gestão de tempo, que ajudar-lhe-ão a lidar melhor com a carga de trabalho profissional que possa sentir no dia-a-dia.

Com estas técnicas de disciplina e eficiência pessoal,  conseguirá realizar mais em menos tempo e ter mais disponibilidade para ser melhor mãe/pai, conjuge, filho(a) e cidadão. Também aprenderá a desmistificar e ultrapassar alguns bloqueios internos que até então não o permitiam atingir o sucesso pretendido.

FAÇA UMA ANÁLISE SWOT DAS SUAS CAPACIDADES

Todos temos forças e fraquezas. Sermos autoconscientes das nossas capacidades e limitações, do que precisamos de desenvolver para melhorarmos as nossas limitações, é que nos leva a estabelecermos objetivos e criarmos planos de ação.

Para isso, desenhe num papel um quadrado com 4 partes iguais e escreva os títulos: Forças, Fraquezas, Oportunidades, Ameaças.

No quadrado das Forças comece por escrever todas as suas melhores capacidades que o destacam dos demais.

No das fraquezas as limitações que sabe que tem e que gostaria de melhora-las, para que possa atingir o que pretende.

No das Oportunidades, descreva as oportunidades que pode ter acesso, mediante a situação atual que tem, e no das Ameaças o que o pode impedir, os obstáculos que pode encontrar e que o podem levar a desistir.

IDENTIFIQUE OBJETIVOS E PRIORIZE

De seguida identifique os seus objetivos em 3 categorias: a longo, a médio e a curto prazo.

Escreva-os todos num papel e depois categorize-os por áreas (carreira, finanças, pessoal, família…). Reflita sobre o significado que cada um tem para si, os valores que estão por detrás e sentimentos que irá sentir quando os realizar. Visualize cada detalhe de forma realista e precisa. Noutro papel, categorize estes objetivos, conforme a importância, a prioridade (de 1 a 5 sendo 1 mais importante) e tempo para a sua concretização. Estes devem ser objetivos SMART: devem ser formulados de forma Especifica, mensuráveis (crie métricas de avaliação para esse efeito), Atingíveis, Relevantes e Exequiveis.

Seguidamente faça um autoteste realista: Imagine que tem 1 ano de vida, como gostaria de passar esse ano?

Quais seriam as coisas mais importantes que faria?

Existem coisas importantes que está atualmente a fazer e que não faria?

O que é que o levaria a sentir-se mais vivo(a)?

Reveja novamente o que identificou, as razões, se necessitar refaça novamente o processo acima, até  ficar com objetivos que lhe façam sentido.

CRIE UM PLANO DE AÇÃO, CALENDARIZE

Depois dos objetivos já estarem alinhados, crie um plano de acção para cada um deles, descriminando em cada um, as principais acções que têm que acontecer e dentro de cada uma destas as tarefas implícitas para que estas se realizem. Calendarize para cada acção, tarefas por datas, blocos de tempo/horários.

Analise para cada uma delas o que é que pode acontecer para que não as concretize. Arranje estratégias alternativas, Plano B e C. Crie o hábito de planear mensalmente, semanalmente e diáriamente, para que se possa manter no caminho desejado e ajustar o seu plano.

ORGANIZE, AVALIE, DELEGE

Organize a sua agenda, as suas tarefas, arrume e categorize o seu espaço de trabalho, o seu PC, os seus documentos, a sua casa e planeie antecipadamente. Ao antecipar libertará  seu cérebro para encontrar outras soluções para outras coisas que lhe podem ser mais vantajosas. Isto irá gerar um sentimento de  menos cansaço no final do dia, e com mais energia para situações que lhe trarão sucesso.

Crie horários, uilize bem o seu tempo disponível. Sempre que surgir algo que requeira uma acção imediata reveja a suas tarefas da sua agenda e pergunte-se:

1. É importante?
2. É urgente?
3. Contribui para a realização dos meus objetivos?
4. Posso delegar isto a alguém?

Avalie todos os dias a sua performance, ordene e replaneie o seu plano de acção diário e recorra-se a técnicas que lhe permitam ser mais produtivo tais como:

1. Mantenha a sua secretária bem organizada, sem nada amontoado.
2. Arrume o seu correio, circulares, relatórios, arquivos, propostas, tudo por assuntos e de preferência por cores conforme a importância.
3. Organize o seu ambiente de trabalho, ficheiros desarrumados, organize tudo em pastas digitais.
4. Comece o dia por fazer as tarefas que lhe são mais difíceis e que requerem mais o seu tempo.
5. Cumpra o seu calendário. Se estiver a fazer uma tarefa e se lembrar de um telefonema que tem que fazer, anote e faça-o depois de concluir o que estava a fazer. Tenha a agenda ou um caderno sempre à mão.
6. Evite distrações constantes de colegas, clientes, pausas para café, entre outras. O seu tempo é importante para si.
7. Gira o seu email de forma eficaz. Não se distraia sempre que recebe um e-mail, whatsapp, telegram, crie um sistema de resposta e monitorização na sua agenda.
8. Delegue tarefas a outras pessoas que sabe que não lhe trazem tanto resultado, e, que as pode supervisionar.
9. Use a sua influência e solicite ajude quando mais necessitar. Se analisar na sua rede de contactos haverá sempre alguém que o pode socorrer em situações de maior sobrecarga de trabalho.
10. Anote todas as tarefas e use um time tracking para ter a consciência exacta onde despende de mais tempo.
11. Repense diariamente na sua estratégia para ajustar e encontrar outras formas de gerir o seu tempo.

Afinal o tempo não volta atrás, por isso é importante sabermos aproveitar, já que tem impacto nos resultados profissionais, nos nossos relacionamentos e na nossa qualidade de vida.

By Nádia Veloso

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